Write a business case, how do you do that?

Business cases are used on websites, in newsletters, brochures, flyers and other promotional material. How do you write a functional, targeted business case – one that appearsto be unprofessional because ofinconsistencies in style, spelling errors, language mistakes and typos? The following general writing tips can help you further.

Read this blog in Dutch

Het is af en toe best lastig om de juiste woorden op papier te zet­ten. Zeker crossmediaal, maar het  zou wel prettig zijn als je een goede tekst schrijft die je op verschillende soorten media kunt plaatsen. Business cases zijn een voorbeeld van dit soort teksten. Ze worden gebruikt op websites, in nieuwsbrie­ven, brochures, flyers en voor ander promotiemateriaal. Hoe schrijf je een functionele en doelgerichte business case? Boven­dien zonder stijlbreuken, spel-, taal- en typefouten, want dat staat zo onprofessioneel. Om je verder te helpen volgen hier een paar algemene schrijftips.

Algemene tips

In een business case schrijf je vaak over een samenwerking tussen twee bedrijven. Het ene bedrijf krijgt hulp van een ander bedrijf bij het oplossen van een probleem. In een business case beschrijf je hoe de samenwerking is verlopen en hoe je tot een oplossing bent gekomen.

Tip 1
Het beste is om de tekst eerst in een tekstver­werkingsprogramma zoals Word te schrijven. Zo heb je de tijd om na te denken en kan je makkelijk wij­zigingen aanbrengen in de tekst. Zodra jij en andere belanghebbenden tevreden zijn over de tekst, kan je het plaatsen op de website of in een nieuwsbrief.

Tip 2
Schrijf in actieve vorm. Dit houdt in dat je zo min mogelijk het woord ‘worden’ gebruikt. Dit geldt ook voor de woorden zullen, zouden, kunnen, willen, zijn, hebben en lijken. Vermijd onnodig jargon, dure en lange woorden. Vermijd ook dubbele werkwoorden. Schrijf bijvoorbeeld niet: Als bedrijf hebben wij kunnen bijdragen aan het succes van het project. Maar: Wij hebben bijgedragen aan het succes van dit project. Of: Wij dragen bij aan het succes van dit project.

Tip 3
Maak het de lezer vooral niet te moeilijk. Gebruik korte zinnen en vermijd complexe zinsconstructies met veel bijzinnen. In plaats van grote stukken tekst, kan het soms handiger zijn de tekst in kortere stukken op te delen. Voorzie de business case van tus­senkoppen. Schrijf een samenvatting, omschrijf de uitdaging, vermeld de oplossing, noem de voordelen van de samenwerking en beschrijf het bedrijfsprofiel. Hieronder een korte toelichting van de inhoud van deze elementen van de business case.

Samenvatting
De samenvatting geeft in het kort weer wat hoofdzaken zijn van de case. Wie is de opdrachtgever, wat is de werksituatie, wat is het probleem of de aanleiding voor de opdracht en welk bedrijf heeft voor de oplossing gezorgd? Oftewel, de basisregels van een goede samenvatting: geef antwoord op wie, wat, waar, waarom en hoe. Heb je een mooie quote, dan kun je deze uiteraard ook aan de samenvatting toevoegen.

Uitdaging
In deze alinea kan de lezer uitgebreidere informatie vinden over de situatie en het probleem van de opdrachtgever.

Oplossing
Geef de lezer in deze alinea meer informatie over de oplossing van het probleem. Benoem hier ook de gebruikte tools en hoe de samenwerking is verlopen.

Voordelen
Beschrijf wat de voordelen van deze oplossing zijn voor de opdrachtgever. Wat kon niet en behoort nu wel tot de mogelijkheden? Wat kan nu beter of sneller?

Bedrijfsprofiel
Een korte samenvatting van het bedrijf. Leg uit waarom dit bedrijf de beste zakenpart­ner is. Vat in deze tekst de kernpunten van de organisatie kort samen. Te denken valt aan: specialisatie(s), vestigingen of medewerkers.

Tip 4
Gebruik quotes van de opdrachtgever. Dat maakt het verhaal meer betrouwbaar.

Tip 5
Misschien wel de belangrijkste tip: contro­leer op taalfouten of laat dit doen door iemand die er verstand van heeft. Vooral d/t-fouten, ver­keerd spatiegebruik, onjuiste letterlijke vertalin­gen uit het Engels en foutief hoofdlettergebruik komen veel voor. Onverzorgd taalgebruik doet afbreuk aan de professionaliteit en betrouwbaar­heid van jouw bedrijf en kan je uiteindelijk om­zet kosten.

Tip 6
De titel van een business case is een korte en bondige weergave van de inhoud. Een bedrijfsnaam hoeft overigens niet per se in de titel te staan. Maak de titel uit­nodigend voor de lezer om verder te lezen. Met andere woorden: spreek de informatiebehoefte van de lezer aan. Om zeker de aandacht van de lezer te pakken kun je gebruikmaken van het noemen van een voordeel of speel in op angst. Bijvoorbeeld: Product x voorkomt dataverlies. Of nog aantrekkelijker: Dataverlies eenvoudig voorkomen met product x. De titelkeuze is heel erg belangrijk, denk hier dus niet te licht­zinnig over. Plaats ook geen misleidende titels. Dat leidt tot teleurstelling bij de lezer.

Tip 7
Voeg tags toe als je de business case online plaatst. Dit zijn de woorden waarop je gevonden wordt als geïnteresseerden via zoekmachines op een specifiek onderwerp zoeken. De woorden moeten wel voorkomen in jouw tekst, anders hebben ze geen nut.

Uitbesteden?

Blijf niet met de handen in het haar zitten als je er met deze tips toch niet uitkomt. Neem contact op met tekstschrijvers die het voor jou uitvoeren! Dat kan bijvoorbeeld bij ContentXperience. Wij hebben ervaren tekstschrijvers in dienst die je graag helpen bij de creatie van jouw business cases.